PRIVACY VERKLARING van Dansstudio Euforia vzw

Versie 28/Mar/2021

Inleiding

Euforia hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd.

In deze privacy verklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Euforia houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).

Wat houdt dit in :

dat wij uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacy verklaring.
dat de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
dat wij om uw uitdrukkelijke toestemming vragen als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
dat wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
dat wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
dat wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Indien u, na het doornemen van onze privacyverklaring, vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten, kan dit via info@euforia-ds.be.

Van wie verwerken we persoonsgegevens

Wij verwerken persoonsgegevens van die personen met wie we een rechtstreekse of onrechtstreekse relatie hebben of gehad hebben of wensen te hebben, zoals:

leden van de dansschool, en in voorkomend geval de ouders/voogden
personen die interesse tonen in onze producten en/of diensten, en/of een product of dienst aankopen
de lesgevers en vrijwilligers van de dansschool
de deelnemers aan onze evenementen
leveranciers, en/of de natuurlijke personen die hen vertegenwoordigen
dienstverleners, en/of de natuurlijke personen die hen vertegenwoordigen
vertegenwoordigers van partners/samenwerkende organisaties, bv. op evenementen

Waarom verwerken we uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van onder andere de volgende doeleinden:

Het voeren van een ledenadministratie en dienstverlening aan de leden
Het verzekeren voor Lichamelijke Ongevallen en Burgerlijke Aansprakelijkheid
Het plannen van dansopvoeringen en het contacteren van en communiceren met leden, deelnemers van de lessen of kampen, publiek en vrijwilligers om in dat kader te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Euforia.
Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
Het kunnen deelnemen aan officiële competities, opleidingen en andere activiteiten van de koepelfederatie Danssport Vlaanderen VZW
Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen onder meer inzake onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen

Euforia kan uw persoonsgegevens gebruiken om u rechtstreeks te contacteren, per post, telefoon of op elektronische wijze, zoals via e-mail of sms. De verzamelde gegevens worden alleen gebruikt voor de doeleinden waarvoor we de gegevens van u hebben verkregen.

Welke gegevens worden er gevraagd

Voor de genoemde doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, verwerken en bewaren:

persoonlijke identiteitsgegevens:
naam, voornaam, adres, geboortedatum, gsmnummer, emailadres, nationaliteit
Minderjarigen: Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder(s)/voogd. Van minderjarigen vragen we ook steeds de contactgegevens van de ouder(s)/voogd zoals e-mailadres en telefoonnummer.

Hoe worden de gegevens opgevraagd?

De gegevens worden opgevraagd door:

Een inschrijving als lid op de website van Euforia
Een deelnameformulier voor een activiteit van Euforia

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is. Zo maken wij gebruik van derde, gespecialiseerde partijen aan wie wij de volgende taken uitbesteden:

het verzekeren van onze leden
het verzorgen van een internet omgeving (web hosting)
wedstrijdorganisaties teneinde te kunnen deelnemen

Met elk van deze partijen (verwerkers) hebben we een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin de nodige afspraken opgenomen zijn om de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, of wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben.

Gebruik van sociale media

Per dansgroep of team worden er groepen op sociale media aangemaakt (Facebook ) om de communicatie met de leden vlotter te laten verlopen. De leden zijn niet verplicht aan deze groepsgesprekken deel te nemen, kunnen steeds uitnodigingen weigeren, en kunnen zich te allen tijde uit de groep (laten) verwijderen.
Indien u niet wenst uitgenodigd te worden voor een dergelijke groep kan u dit steeds doorgeven via info@euforia-ds.be.

Tevens raden wij u aan om uw instellingen op de betreffende sociale netwerksite aan te passen, tot een privacy setting die bij uw profiel past.

Euforia let er op dat de privacy van minderjarigen wordt beschermd. Euforia beschouwt deze Privacy verklaring als een kennisgeving aan de ouders/voogd van een minderjarige van het feit dat een uitnodiging via sociale media zal volgen. Indien de ouder/voogd niet wenst dat de minderjarige via social media in contact treedt met Euforia, kan de ouder/voogd steeds het initiatief nemen om de minderjarige uit te schrijven of Euforia contacteren dit te doen.

Bewaartermijn

Euforia bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging van gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische acties ondernomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen, onder meer maatregelen die de gegevens beschermen tegen inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking.
Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende schikkingen getroffen :

Alle personen die namens Euforia van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
We pseudonimiseren/anonimiseren waar mogelijk/nodig en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
Wij maken backups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U hebt recht op inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. U hebt recht op correctie en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

U mag eisen dat uw persoonsgegevens gewist worden wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn ten aanzien van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt, wanneer er geen gerechtvaardigd doel meer bestaat voor de verwerking, wanneer u terugkomt op uw toestemming betreffende de verwerking van bepaalde gegevens en de organisatie zich niet kan baseren op een ander gerechtvaardigd doel voor de verwerking.

U hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer u de juistheid van die gegevens betwist of wanneer u zich verzet tegen de verwerking van de gegevens (zie verder) zodat de gegevens alleen nog verwerkt kunnen worden met uw toestemming, voor de vaststelling van de uitoefening of de verdediging van rechten voor de rechtbank of voor de bescherming van de rechten van een andere persoon.

U hebt het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw bijzondere situatie, tenzij voor de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de inachtneming van de contractuele of wettelijke verplichtingen van de organisatie.

U kunt de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt en die wij geautomatiseerd verwerken, ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar open formaat, zodat u deze kunt doorgeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke of zodat wij deze, op uw vraag en als dit technisch mogelijk is, kunnen overmaken aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Voor de verwerking van de persoonsgegevens die wij op basis van uw toestemming hebben verkregen, kunt u uw toestemming om het even wanneer intrekken. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van de toestemming blijft geldig.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen via info@euforia-ds.be.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming: Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35 – 1000 Brussel Commission@privacycommission.be.

Wijziging Privacy verklaring

Euforia kan zijn privacy verklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.